ESCRITO POR:

ADRIANA INFANTE

LORENA ARRIETA

DIANA CRUZ

 

¿ Que es un congreso ?

Es una reunión o conferencia, generalmente periódica, en que los miembros de una asociación,se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas.

Entre las características principales podemos destacar: la exposición y debate de múltiples ponencias, asistencia de personas con un alto nivel profesional, intereses comunes, presentaciones de nuevos avances o descubrimientos en determinadas materias, etc.

Otro factor determinante es la duración del mismo. Según los expertos debe al menos durar de 3 a 5 días, para poderle llamar congreso. 

Su finalidad pueden ser múltiples y diversas. Desde dar a conocer nuevos avances en cualquier campo de la ciencia, la tecnología o la medicina, hasta tener un carácter cultural, social o político. Todo depende de la finalidad que los organizadores del mismo deseen tener como objetivo. 

Se celebra en un lugar que puede ser múltiple o diverso. Puede ser un lugar "tradicional" y en el que siempre se celebra ese congreso desde su inicio.el lugar de la ciudad donde tendría lugar, las infraestructuras disponibles en esa ciudad, la capacidad de organización del equipo. Ningún congreso tiene un estándar definido, aunque basado en ideas generales globales, cada uno tiene sus características y particularidades que se deben analizar de forma individual. 

Los Congresos, tanto los nacionales como los internacionales, son un medio para intercambiar los conocimientos en un mundo caracterizado por el gran desarrollo técnico, científico y cultural. La necesidad de diálogo se ve cristalizada en estas reuniones cuyo objetivo es actualizar, seleccionar y difundir el progreso humano.

organizacion tecnica de los congresos:

  • Establecer los objetivos del Congreso
  • Determinar la cantidad y calidad de invitados especiales.
  • Hacer un estudio previo de las necesidades.
  • Elaborar un programa.
  • Iniciar los contactos con las instituciones afines.
  • Obtener el material que se presentará como ponencias.
  • Reservar los espacios necesarios y prever todos los elementos y la infraestructura para el desarrollo de las reuniones.
  • Seleccionar los hoteles.
  • Elaborar un programa social y uno cultural para los congresistas.
  • Organizar los traslados y la atención de los congresistas. 
  • Preparar el material que se entregará a los congresistas.

La organizacion y las comunicaciones

Las Relaciones Públicas deben tener competencia en todos los aspectos relacionados con las tareas de organización y desarrollo que involucren cuidar la imagen institucional del congreso y de la institución organizadora.

informacion sabre las delegaciones

Una vez conocida la fecha de iniciación del congreso y su duración, es necesario tener la nómina de las delegaciones para luego preparar el plan general de acción.

Recepcion en el aeropuerto

Los invitados y congresistas seran recibidos por personal ceremonial destacado, tanto en el aeropuerto como en el hotel.

Salas de reuniones

Todos los salones deben ofrecer todas las comodidades necesarias como cabinas de traduccion simultanea, secretaria, oficina de prensa, periodistas, sala de reunion principal y para pequeños, trabajos, telefono, telefax, internet, fotocopiadora, entre otras.

Las jornadas de inauguracion de la clausula 

Cada uyna de ellas requiere su propia organizacion, dependiendo del tema a tratar y de las personas que asistan, la oficina del ceremonial se encarga de esto.

 

¿Que es un congreso?

La expresión “convención” denomina comúnmente al acuerdo de voluntades o tratado celebrando entre varios Estados.

Todo tratado internacional es fruto de un proceso de negociación. En una negociación participan los representantes de las partes, presentando propuestas y contrapropuestas con el objetivo de poder arribar a un entendimiento. Una vez alcanzado un acuerdo, este es redactado, y así el texto queda adoptado por las partes.

Pero para que un Estado pueda invocar los acuerdos alcanzados en un tratado internacional es preciso que ese Estado preste su consentimiento. Una vez mánifestado el consentimiento, el Estado pasa a ser un Estado parte; es decir, un Estado que se rige por las disposiciones de ese tratado.

Planificación de, los congresos

Cuando no contamos con la experiencia suficiente para organizar un congreso lo mejor es requerir la ayuda de un OPC (organizador profesional de congresos) ellos elaboraran todas las fases desde su planificación hasta su puesta en marcha.

El tiempo previo para la planeación de un congreso o convención puede ser de meses o años dependiendo el tipo de congreso que deseamos organizar.

En primer lugar se debe definir de forma clara los objetivos que queremos cumplir con dicho congreso y también conocer los sectores que pueden estar implicados en tal evento. Además de los objetivos también se establecen otros puntos como las intenciones del congreso, la definición de los miembros que estarán en el desarrollo  del congreso, las ideas sobre publicidad, cuotas de inscripción, marketing del congreso, ponentes a invitar, elección de fechas y lugar  del encuentro, organización del comité etc.

Una vez conocidos los elementos humanos y materiales se hará una selección de lo que estará involucrado directamente en la organización del evento para que ede esta forma poder evaluar tanto el costo humano como el económico.

Como organizar el congreso

Se hace una elección del tema, que pretenda dar a conocer desde la perspectiva de sus ponencias, conferencistas y debates una serie de datos que faciliten no solo la información sino un contenido real sobre el tema central del congreso.

Hay que tener en cuenta el número de personas a las cuales el congreso pretende convocar  o tener una idea globalizada del sitio que se va a utilizar y también teniendo en cuenta el tema que Vamos a abordar.

Debemos pensar en la fecha y lugar con mucho tiempo de anticipación, para poder preparar todo el material como es el cronograma de actividades y la planilla de inscripción entre otras. A la hora de escoger la fecha se recomienda tener dos o tres posibilidades por si alguna no sirve con el horario o tiempo de los ponentes que tenemos en mente para invitar. Para escoger el sitio se debe tener en cuenta algunas características como:

La concurrencia

Debemos prever la cantidad de personas que podrían llegar al evento de manera que se pueda calcular la capacidad del auditorio.

Mobiliario

Se debe tener en cuenta que los asientos sean los adecuados, si se dispone de un atril o una mesa de presidencia y comprobar la decoración adecuada del lugar.

Servicios técnicos

Para las conferencias es necesario pasar diapositivas, videos o proyección de datos por lo cual es importante saber si la sala cuenta o no con estos dispositivos. También necesitaremos una buena iluminación en el lugar y excelentes efectos de sonido.

Salas anexas

Es necesario garantizar la preparación y recibimiento de algunos conferenciastas  y ponentes y para tal efecto se deben disponer algunas salas adicionales para este propósito.

Además es indispensable contar con estas salas para la realización  de ruedas de prensa o coffe breaks o brinfdis.

ACCESOS Y COMPLEMENTOS

ES NECESARIO CONTAR CON UN RECINTO que sea céntrico o de fácil acceso el cual disponga de estacionameintro propio o cercano.

Preparación de invitados y cionvocatoriaContactar a los diferentes disertantes que deseamos asistan al congreso. 

· Hacer un listado en el que incluiremos a todas las personas que podrían estar interesadas en la convocatoria. 

· Hacer la convocatoria, comentando las fechas aproximadas y el tema de la conferencia. 

· Confeccione una segunda lista, detallando las fechas, los horarios y los diferentes ponentes y temas del acto. 

· Cuando ya se tiene establecido todo el organigrama de conferencias o debates se debe pasar por escrito y comenzar a preparar un programa, mientras paralelamente se confirma a todos y cada uno de los ponentes por teléfono o e-mail, el día y la hora de su conferencia. 

· Al márgen de estas conversaciones se le debe enviar por correo a los conferencistas las credenciales del congreso que oportunamente le hará llegar junto con las reservas del hotel y los pasajes de traslado a la ciudad.

Alojamiento y entretenimiento Tanto para los disertantes como para los asistentes al congreso, se deberá tener en cuenta el hospedaje, aconsejamos que éste se encuentre cerca del lugar donde se desarrollen las actividades, de no ser así, se deberá prever los traslados hasta el recinto.

Por lo que se refiere al entretenimiento, es recomendable que tras las conferencias, los disertantes y asistentes al congreso sean invitados a asistir a algún espectáculo o acto que sirva para distender el ambiente y favorecer las relaciones interpersonales.

Otro punto que no se debe descuidar es la atención de los acompañantes de disertantes y de asistentes a los cuales se les debe hacer un programas paralelo que contemple, por ejemplo, un Tour por la ciudad, visitas guiadas o la asistencia a museos, espectáculos, etc. 

Catering Generalmente los hoteles incluyen el desayuno en su tarifa. Por lo que debemos prever el resto de las comidas ya que no todos poseen restaurante en el mismo.

A su vez los días de jornadas con gran cantidad de horas de conferencias es importante ofrecer coffee break a los asistentes, como así también cena de bienvenida y final de congreso.

En este caso será el RRPP del evento quien se encargará de entregar las invitaciones convocando a todos y cada uno de los invitados al acto en cuestión. O bien en el programa podemos advertir que durante el desarrollo del congreso habrá una serie de actividades paralelas. 

El Equipo Humano Todo congreso o acto necesitará de un equipo humano encargado de su gestión. Entre éstos, los más imprescindibles son:

 Director de Congreso:

Se encarga de asignar tareas a los grupos y de mantener comunicación en reuniones periódicas con los directores de cada subgrupo. 

· Jefe de Prensa:

Que según el volumen del evento, deberá contar con un gabinete de prensa. 

· Jefe de Relaciones Humanas:

Se encargará de la coordinación de todas las personas que trabajarán en el evento, manteniendo un clima de trabajo armónico.

También estará a disposición de los asistentes y acompañantes, atendiendo sus pedidos, tanto dentro como fuera del evento. 

· Presentador:

Podrá ser el mismo director del congreso o una persona encargada de las presentaciones de las conferencias así como también hacer de moderador en los debates o coloquios tras las presentaciones. 

· Promoción:

Se encarga de afiches, cartas de invitación, publicaciones, anuncios del evento. Además de conseguir auspiciantes que sostengan el evento. 

· Economía:

Se encarga de velar por los ingresos y los egresos del auspicio u otras entradas, así como mantener el evento dentro del presupuesto. También se encarga de la inscripción de los participantes. 

· Protocolo:

Se encarga de velar por la correcta imagen del evento, esto va desde el arreglo del local, atender a los invitados, velar por el orden el día del evento, hasta ubicar a la gente en su lugar. Se encargará de guiar al personal auxiliar de salas, y a la seguridad contratada. 

· Seguridad:

Deberá velar por la seguridad de los asistentes. 

· Personal auxiliar de Salas:

Realizan tareas de apoyo, como por ejemplo guiar a los asistentes, hacerse cargo del micrófono a la hora del debate, entregar y retirar diferentes materiales a los asistentes, etc.

Inauguración y Desarrollo del Evento Comenzaremos el congreso con una rueda de prensa o con una cena de presentación en la que participarán todos los asistentes y los cargos directivos del congreso.

Tras el acto anterior daremos inicio con una inauguración donde se podrá hacer la presentación de los directivos y dar lectura al programa del evento. 

Un buen final y la despedida La finalización de un congreso tiene la misma trascendencia que su inicio, por ello una de las soluciones más adecuadas sería la de convocar a los medios de comunicación e invitarlos a un cócktel de despedida, donde se suele hacer un balance del evento y si éste tiene una periodicidad establecida, hacer las invitaciones para el próximo evento.

En este momento se recomienda hacer entrega del certificado de asistencia, también se podría dar algún souvenir representativo de la Ciudad en agradecimiento de la participación en el acto. En la medida de lo posible sería un buen gesto entregar un pequeño detalle al acompañante.

Un último detalle formal consistiría en hacer llegar por correo a cada asistente una carta firmada por el director agradeciéndole nuevamente su participación. 

Resúmen 

· Prever con antelación las posibles fechas. 

· Establecer previamente la presencia de disertantes por teléfono o e-mail. 

· Confirmar por teléfono y escrito su participación y temario. 

· Hacer llegar a los posibles asistentes la documentación necesaria del congreso. 

· Establecer un programa paralelo para los acompañantes. 

· Prever los actos de presentación a la prensa mediante una conferencia de prensa o cóctel. 

· Concluir siempre con una cena o acto festivo. 

· Entregar un obsequio de participación a los disertantes y asistentes, y en lo posible a los acompañantes. 

 

TIPOLOGIA DE LOS CONGRESOS

SEGUN SU PERIORIDAD:

Congresos ordinarios.

Son aquellos, que con independencia de sus objetivos, se celebran con una cierta periodicidad. Pueden ser anuales, bianuales, etc. En algunos países también se les llaman congresos periódicos.

Congresos extraordinarios.

Independientemente del objetivo del congreso, son aquellos que celebran de forma extraordinaria, por diversas razones, bien por hechos fuera de lo común o por razones extraordinarias. Este tipo de congresos se pueden convertir en ordinarios, si luego tienen una cierta periodicidad.

SEGUN EL CONTENIDO DE LOS CONGRESOS

Congresos Científicos.

Aquellos en los que se tratan todo tipo de avances o novedades en el campo de las ciencias. También pueden tener un contenido académico.

 Congresos Académicos.

Son aquellos en los que se tratan distintos aspectos relacionados con el mundo de la enseñanza (ya sean científicos, sociales, etc.).

 Congresos Culturales.

Son aquellos que suelen tratar disciplinas de la cultura y las letras.

 Congresos Artísticos.

Pudiendo quedar englobados en los congresos culturales, son aquellos que tratan alrededor de las disciplinas de las artes y las letras.

 Congresos Tecnológicos.

De forma genérica, tratan de los avances y novedades que se dan en los campos de la tecnología, en cualquiera de sus especialidades: medicina, informática, etc.

Tal y como indicamos al principio, se pueden hacer múltiples definiciones acordes al contenido del congreso, pero creo que hemos relatado los principales, a sabiendas, de que existirán muchos otros congresos de temas muy específicos, pero que seguramente pueden ser englobados en cualquiera de estas categorías. 

SEGUN LA FINALIDAD DEL CONGRESO

Congresos sociales.

Son aquellos cuya finalidad es transmitir a la sociedad algún tipo de avance o mejora para la misma, en cualquiera de los campos de lo social.

 Congresos privados.

La finalidad de este tipo de congresos es un interés particular por mejorar aspectos privados, generalmente de un colectivo, y que no suele tener una relevancia para la sociedad. Son los congresos de empresa, que tratan de mejorar su fuerza de ventas, por ejemplo.

 Congresos generales o mixtos.

En este tipo de congresos partiendo de aspectos privados o no, se buscan soluciones o mejoras que pueden revertir mejoras tanto en el campo privado como en el social.

SEGUN SI SON ORGANIZACIONES SINDICALES O PARTIDOS POLITICOS

Congresos constituyentes.

Son aquellos en los que la finalidad del congreso es definir una línea política, constituir nuevas normas, reglamentos, o estatutos.

 Congresos reconstituyentes.

Se dan cuando, posterior a un congreso constituyente, una institución, organización, sindicato o partido político, se ha desviado de su definición, objetivos y documentos fundamentales, y tiene la finalidad de restituir su constitución o principios fundamentales.